crystalworks. als Juwelier Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit crystalworks.

Wir haben die AEB IT-SYSTEME GmbH über ihre Juwelier Software crystalworks. ausgefragt.

Die Antworten der AEB IT-SYSTEME GmbH sind in Gelb markiert:

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Juweliere in 3 Sätzen.

crystalworks. ist eine seit über 20 Jahren am Markt etablierte Warenwirtschafts- und Kassenlösung, die speziell für Juweliere, Goldschmiede und Uhrmacher entwickelt wurde und die zentralen Abläufe des Fachhandels in einem System verbindet. Neben einem bewährten Branchenstandard ermöglicht AEB individuelle Anpassungen und Entwicklungen, wenn betriebliche Anforderungen über den Standard hinausgehen. Definierte Schnittstellen und eine dokumentierte API ermöglichen darüber hinaus die Anbindung externer und kundeneigener Anwendungen – so bleibt crystalworks. bewährt im Tagesgeschäft und zugleich offen für die Zukunft.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die besondere Stärke von crystalworks. liegt in der Verbindung aus jahrzehntelanger Branchenerfahrung, einer umfassenden Standardlösung und der Möglichkeit, das System sehr individuell an den jeweiligen Betrieb anzupassen. crystalworks. wurde speziell für Juweliere, Goldschmiede und Uhrmacher entwickelt und ist über viele Jahre gemeinsam mit den Anforderungen der Branche gewachsen.

Dabei muss sich der Betrieb nicht der Software anpassen. Durch verschiedene Editionen, optionale Module und umfangreiches Customizing lässt sich crystalworks. passend zur Größe und Arbeitsweise eines Unternehmens konfigurieren. Wo der Standard nicht ausreicht, entwickelt AEB darüber hinaus kundenspezifische Erweiterungen und bei Bedarf eigene Module.

Ein weiterer Unterschied liegt in der Verbindung von Eigenständigkeit und Offenheit: Die Warenwirtschaft und die Geschäftsdaten verbleiben in der Systemumgebung des Kunden; gleichzeitig ermöglichen vorhandene Schnittstellen und die dokumentierte API (https://api.crystalworks.de) die kontrollierte Anbindung externer und kundeneigener Anwendungen. Damit kann crystalworks. vom einzelnen Fachgeschäft bis hin zu größeren Filial- und Enterprise-Strukturen mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen.

Hinzu kommt die persönliche Betreuung durch AEB. Entwicklung und Support liegen nah beieinander, Anforderungen aus der Praxis erreichen direkt die Menschen, die crystalworks. kennen und weiterentwickeln.

Unser Grundsatz: Standard, wo Standard sinnvoll ist. Individuell, wo der Betrieb eigene Anforderungen hat. Offen, wo weitere Systeme angebunden werden sollen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

crystalworks. ist über viele Jahre zu einem sehr umfangreichen System gewachsen, das speziell auf die Abläufe von Juwelieren, Goldschmieden und Uhrmachern zugeschnitten ist. Für sehr kleine Betriebe, die lediglich eine einfache Kassenlösung mit wenigen Grundfunktionen suchen, kann dieser Funktionsumfang mehr sein, als tatsächlich benötigt wird – durch unterschiedliche Editionen und den modularen Aufbau lässt sich der Einstieg jedoch an den jeweiligen Bedarf anpassen.

Ganz konkret: crystalworks. ist eine Windows-basierte, lokal installierte Lösung. Wer eine rein browserbasierte Anwendung, eine Smartphone-App im Standardumfang oder ein Komplettpaket inklusive Cloud-Hosting sucht, findet das bei uns derzeit nicht. Mobile und webbasierte Anwendungen lassen sich über Schnittstellen und die API anbinden oder individuell realisieren – Bestandteil des Kernsystems sind sie aber nicht.

Und auch wir haben nicht für jede neue Anforderung sofort eine fertige Standardfunktion. Dafür können wir zuhören, anpassen und weiterentwickeln: Viele Funktionen von crystalworks. sind genau so entstanden – aus konkreten Anforderungen unserer Kunden und aus der täglichen Praxis der Branche.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

crystalworks. ist eine installierte Warenwirtschafts- und Kassenlösung, die wir mit einem hybriden Ansatz verbinden. Warenwirtschaft, Kasse und Geschäftsdaten befinden sich in der Systemumgebung des Kunden. Damit behält der Betrieb die Kontrolle über seine Daten und ist im täglichen Arbeiten nicht grundsätzlich von einer permanenten Internetverbindung abhängig.

Gleichzeitig ist crystalworks. kein geschlossenes Inselsystem: Über vorhandene Schnittstellen und die dokumentierte API können externe und kundeneigene Anwendungen kontrolliert angebunden werden.

So verbindet crystalworks. die Vorteile einer lokal betriebenen Warenwirtschaft mit der Offenheit moderner vernetzter Systeme.

Nichtsdestotrotz kann crystalworks. auch in der Cloud betrieben werden – wir selbst bieten hierzu jedoch keine Hosting-Option an.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

crystalworks. ist touchoptimiert und kann – abhängig von der eingesetzten Systemumgebung – auch auf geeigneten Windows-Tablets genutzt werden. Zusätzlich gibt es mit crystalworks.tablet ein optionales Modul für die schnelle Annahme von Serviceaufträgen.

Eine allgemeine Standard-App für Smartphones ist nicht Bestandteil des Kernsystems. Mobile oder webbasierte Anwendungen können jedoch über die vorhandenen Schnittstellen und die API angebunden bzw. für konkrete Einsatzbereiche individuell realisiert werden.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. crystalworks. ist für den gleichzeitigen Einsatz an mehreren Arbeitsplätzen ausgelegt und kann auch in Unternehmen mit mehreren Filialen eingesetzt werden. Mehrere Mitarbeiter können parallel arbeiten; über die Benutzer- und Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Funktionen und Bereiche den jeweiligen Anwendern zur Verfügung stehen.

Die konkrete technische Auslegung richtet sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze, Filialen und dem jeweiligen Nutzungsszenario und wird passend zum Betrieb konfiguriert. Wir setzen bewusst auf ein Modell mit Zugriffslizenzen, wobei es egal ist, auf wie vielen Stationen crystalworks. installiert ist. Ausschlaggebend sind immer gleichzeitige Zugriffe.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

crystalworks. wird in einer Windows-basierten Systemumgebung betrieben und kann auf geeigneten Windows-PCs, Laptops und Tablets eingesetzt werden. Die konkrete Auslegung von Server, Datenbank, Arbeitsplätzen und Netzwerk richtet sich nach Unternehmensgröße, Anzahl der Nutzer und Filialen sowie dem gewünschten Funktionsumfang.

Vor der Einrichtung wird die vorhandene IT-Umgebung abgestimmt, damit crystalworks. passend und stabil ausgelegt werden kann. Für angebundene Web- oder API-Anwendungen können zusätzliche technische Voraussetzungen gelten.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

crystalworks. benötigt für den lokalen Betrieb von Warenwirtschaft und Kasse keine permanente Internetverbindung. Da das System und die für den Betrieb erforderlichen Daten in der Systemumgebung des Kunden verfügbar sind, kann insbesondere der Kassenbetrieb auch bei einer Unterbrechung der Internetverbindung grundsätzlich fortgeführt werden.

Funktionen, die unmittelbar auf externe Online-Dienste oder angebundene Systeme zugreifen, benötigen für diesen Datenaustausch selbstverständlich eine Verbindung.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

crystalworks. wird kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt. Updates umfassen unter anderem gesetzliche und technische Anpassungen sowie funktionale Verbesserungen. Für die Aktualisierung steht ein 1-Click-Update-Verfahren zur Verfügung, das die Installation für den Anwender möglichst einfach hält.

Bei kundenspezifischen Lösungen oder besonderen Enterprise-Systemumgebungen können zusätzliche Prüf- und Abstimmungsschritte erforderlich sein.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Da crystalworks. in der Systemumgebung des Kunden betrieben wird, wird die Datensicherung in die jeweilige Backup-Strategie des Unternehmens bzw. seines IT-Dienstleisters eingebunden. Damit bleibt die Sicherung Teil der kontrollierten Kundenumgebung.

AEB definiert die für crystalworks. erforderlichen Sicherungsbestandteile und unterstützt bei Bedarf bei der Abstimmung der technischen Datensicherung. Im täglichen Anwenderbetrieb sollte daraus kein zusätzlicher manueller Aufwand entstehen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Geschäftsdaten verbleiben grundsätzlich in der Systemumgebung des Kunden. Innerhalb von crystalworks. stehen Benutzer- und Rechteverwaltungen zur Verfügung, um Zugriffe auf Funktionen und Daten zu steuern.

Im Kassenbereich erfüllt crystalworks. die gesetzlichen Anforderungen nach § 146a AO: Die Kasse ist an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) angebunden – wir setzen bewusst auf eine Cloud-TSE – und stellt den steuerlichen Datenexport nach DSFinV-K für Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung bereit. Die Anforderungen der GoBD an nachvollziehbare, unveränderbare Aufzeichnungen werden dabei berücksichtigt.

Externe Anbindungen erfolgen kontrolliert über definierte Schnittstellen und Authentifizierungsmechanismen; über die API werden ausschließlich ausdrücklich freigegebene Funktionsbereiche bereitgestellt. Der crystalworks.-Kern und der Quellcode werden dabei nicht offengelegt.

Datenschutzrechtliche Rollen und gegebenenfalls erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung werden abhängig vom konkreten Einsatzszenario geregelt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

crystalworks. verfügt über verschiedene etablierte Anbindungen und Schnittstellen, unter anderem für EC-Cash/Zahlungsverkehr, DATEV bzw. Finanzbuchhaltung sowie den steuerlich relevanten Datenaustausch. Zusätzlich bestehen Möglichkeiten zur direkten Kommunikation per E-Mail/SMS und zur Anbindung externer Bild- oder Speziallösungen. Auch setzen wir bewusst eine Cloud-TSE ein, um unseren Anwendern die größtmögliche Flexibilität im aktuellen gesetzlichen Umfeld zu ermöglichen.

Darüber hinaus steht eine dokumentierte crystalworks.-API zur Verfügung. Externe oder kundeneigene Anwendungen oder ein Webshop können damit auf ausdrücklich freigegebene Funktionsbereiche zugreifen. Je nach Anwendungsfall werden definierte Endpunkte mit Lese- und – soweit vorgesehen – Schreibrechten bereitgestellt. Für umfangreichere Integrations- und Eigenentwicklungsprojekte kann dies strukturiert über crystalworks.API Enterprise erfolgen.

Der Vorteil: crystalworks. bleibt das zentrale Warenwirtschaftssystem mit seiner gewachsenen Branchen- und Geschäftslogik, während zusätzliche Anwendungen kontrolliert angebunden werden können. Offenheit ergänzt dabei die eigene Individualentwicklung durch AEB – sie ersetzt sie nicht.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Juwelier-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Warenwirtschaft & Bestandsverwaltung?
    • Verwaltung von Schmuck, Uhren und Edelsteinen?
    • Erfassung von Seriennummern, Zertifikaten & Echtheitsnachweisen?
    • Automatische Bestandsführung inkl. Lagerorte?
    • Protokolle für Änderungen an Lagerbeständen?
    • Bestellwesen: Schnittstellen zu Lieferanten & Großhändlern?
    • Sonstiges im Bereich Warenwirtschaft & Bestandsverwaltung?

Die Warenwirtschaft gehört zum Kern von crystalworks. Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten werden zentral verwaltet. Schmuck, Uhren, Materialien, Steine und Perlen lassen sich detailliert erfassen und strukturieren. Warenbewegungen wie Ein- und Ausbuchungen, Filialverschiebungen im Filialverbund, Inventuren, Bestellungen, Wareneingänge und Teilwertabschreibungen werden im System lückenlos und historisch abgebildet.

Für Bestellungen stehen unter anderem Bestellmanagement, interner Warenkorb und Wareneingangsassistent zur Verfügung. Elektronische Lieferscheine verschiedener Lieferanten können eingelesen werden; dabei ist auch ein automatisierter Bilderimport möglich. Umfangreiche Statistiken und Historien unterstützen die Bestands- und Warensteuerung.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Produktdarstellung?
    • Verwaltung von Produktbildern, Videos und Zertifikaten?
    • Unterstützung für hochauflösende Produktfotos und 360°-Ansichten?
    • Präsentationsfunktionen für den Verkauf (z. B. Tablet-Ansicht für Kunden)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Produktdarstellung?

Produkt- und Artikeldaten können in crystalworks. um Bilder und Dokumente ergänzt werden. Bei elektronischen Lieferscheinen verschiedener Lieferanten kann ein automatisierter Bilderimport erfolgen. Zusätzlich lassen sich externe Bildaufnahme- bzw. Bilderfassungslösungen anbinden.

Für die Präsentation außerhalb der Warenwirtschaft können Produktinformationen über definierte Exporte bzw. Schnittstellen an Webshops und andere Anwendungen übergeben werden.

Des Weiteren setzen wir bewusst auf einen Ansatz, bei dem beliebige Bildaufnahmeprogramme direkt in crystalworks. eingebunden werden können – ohne sich auf eine Software festzulegen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Verkaufsabwicklung & Kassensystem?
    • Eigenes Kassensystem inkl. EC-/Kreditkartenzahlung?
    • Anbindung an externe Kassenlösungen möglich?
    • Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen (durch Verknüpfung mit Bankkonto)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Verkaufsabwicklung & Kassensystem?

crystalworks. verfügt über ein eigenes, integriertes Kassensystem mit touchoptimierter Oberfläche. Zu den Funktionen gehören unter anderem schnelle Kassiererwechsel, Bon-Parken, flexible Verkaufstexte, OP-Ausgleich direkt in der Kasse, Querverweise in die Warenwirtschaft sowie Unterstützung bei Kasseneröffnung und Kassenabschluss.

EC-Geräte können angebunden werden. Die Kasse ist in die Warenwirtschaft integriert, sodass Artikel-, Kunden- und Bestandsinformationen durchgängig genutzt werden können. Die Kasse erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland (§ 146a AO): zertifizierte TSE (Cloud-TSE), steuerlicher Datenexport nach DSFinV-K sowie Archivierung über DATEV Kassenarchiv online. Gesetzliche Änderungen fließen laufend in die Weiterentwicklung ein.

Des Weiteren ist eine OP-Verwaltung mit Mahnwesen direkt integriert.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Reparatur- & Serviceverwaltung?
    • Annahme und Dokumentation von Reparaturaufträgen?
    • Status-Tracking & Kommunikation mit Kunden?
    • Kalkulation & Abrechnung von Reparaturleistungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Reparaturverwaltung?

crystalworks. bietet spezialisierte Oberflächen für Uhren- und Schmuckaufträge. Reparaturen lassen sich detailliert dokumentieren und kalkulieren; Mitarbeiterstundensätze können hinterlegt werden. Aufenthaltsorte, zuständige Betreuer und verschiedene Status sind nachvollziehbar.

Auch Eigenanfertigungen mit Variantenkalkulation sowie ein separates Material- und Steinelager können abgebildet werden. Eine Ersatzteilverwaltung ist optional verfügbar; externe Bilderfassungssoftware kann angebunden werden.

Des Weiteren existiert ein Modul zur schnellen Reparaturaufnahme über das Tablet, wobei Kunden-, Reparatur- und Bilddaten möglichst schnell und effizient erfasst werden können.

Auch besteht eine SMS-Schnittstelle, um Kunden gezielt per SMS über den Status einer Reparatur zu informieren.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- & Kontaktmanagement (CRM)?
    • Verwaltung von Kundendaten & Kaufhistorie?
    • Speicherung von Reparaturaufträgen, Serviceleistungen und individuellen Kundenwünschen?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartung, Schmuckpflege, Jubiläen)?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mails?
    • Weitere CRM-Funktionen?

crystalworks. enthält eine Kundenverwaltung mit CRM-Funktionen. Kundendaten, Ansprechpartner, Kommunikationskanäle, Adressen, Zahlungsbedingungen und Rabattierungen können gepflegt werden. Verkäufe, Aufträge, Auswertungen und Historien sind direkt aus dem Kundenstamm abrufbar.

Für Kundenansprache und Auswertungen stehen unter anderem CRM-Statistiken sowie Geburtstags- und Hochzeitslisten zur Verfügung. E-Mail, SMS und Telefon (TAPI-Schnittstelle) können aus dem System heraus angesteuert werden.

Notizen sowie zusätzliche Dokumente können in allen Programmbereichen erfasst und gepflegt werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminverwaltung?
    • Buchung und Verwaltung von Beratungsterminen?
    • Online-Terminbuchung?
    • Erinnerungsfunktionen für Kunden (SMS, E-Mail, App)?
    • Integration mit gängigen Kalender-Systemen (z. B. Outlook, Google)?
    • Verwaltung von VIP-Terminen, Events oder Schmuckberatungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Eine klassische Online-Terminbuchung ist nicht der Schwerpunkt von crystalworks. Der Fokus liegt auf Warenwirtschaft, Kasse, Kunden-, Reparatur- und Serviceprozessen.

Wo Termin- oder Kalenderlösungen benötigt werden, kann geprüft werden, ob vorhandene Funktionen ausreichen oder ob eine externe Anwendung über Schnittstellen/API angebunden bzw. eine individuelle Lösung umgesetzt wird.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software im Bereich Marketing & Kundenbindung?
    • Newsletter-Funktionen & automatisierte Kundenkommunikation?
    • Cross-Selling & Upselling-Funktionen?
    • Kampagnenmanagement (z. B. Rabattaktionen, Events, Feiertagsaktionen)?
    • Weiteres im Bereich Marketing?

Für Marketing und Kundenbindung stellt crystalworks. vor allem die Datenbasis und CRM-Funktionen bereit: Kundendaten, Kaufhistorien, CRM-Auswertungen, Geburtstags- und Hochzeitslisten sowie die direkte Ansteuerung von E-Mail und SMS. Damit lassen sich Zielgruppen selektieren und Kunden gezielt ansprechen.

Für weitergehende Newsletter-, Kampagnen- oder Automatisierungslösungen kann crystalworks. über Schnittstellen mit spezialisierten externen Anwendungen verbunden oder bei Bedarf individuell erweitert werden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Filialverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Standorte und Filialen?
    • Gemeinsame oder getrennte Bestandsführung pro Filiale?
    • Umsatz- und Abrechnungsübersicht je Standort?
    • Rechte- und Nutzerverwaltung je Filiale?
    • Weitere Funktionen im Bereich Filialverwaltung?

crystalworks. ist auch für Filialunternehmen ausgelegt. Die Professional-Ausbaustufe umfasst Filialverwaltung; Benutzer- und Rechtekonzepte, Bestände, Warenbewegungen und Auswertungen können über mehrere Standorte hinweg in Echtzeit organisiert werden.

Die Praxistauglichkeit wird auch durch langjährige Filialkunden bestätigt: crystalworks. wird in größeren Filialstrukturen eingesetzt und kann auf individuelle Workflows und Anforderungen angepasst werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Webshop- & Online-Verwaltung?
    • Synchronisierung von Produkten mit einem Online-Shop?
    • Verwaltung von Lagerbeständen über Online- und Offline-Kanäle?
    • Multichannel-Funktionen (z. B. eBay, Amazon, Etsy)?
    • Integration von Zahlungs- & Versanddienstleistern?
    • Weitere Webshop-Funktionen?

Webshops und Online-Anwendungen können an crystalworks. angebunden werden: Artikel-, Bild- und Bestandsdaten lassen sich über definierte Exporte oder die API bereitstellen und synchronisieren – der Webshop kennt damit immer den aktuellen Bestand aus der Warenwirtschaft.

crystalworks. bleibt dabei das stabile Warenwirtschafts- und Datenfundament; spezialisierte Shop-, Zahlungs- und Versandfunktionen verbleiben in den jeweiligen externen Systemen. Reicht ein vorhandener Standard nicht aus, sind individuelle Integrationen möglich.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Juwelier-spezifischen Funktionen?
    • Edelmetall-Ankauf?
    • Bewertung & Kalkulation von Schmuckstücken?
    • Edelsteinverwaltung inkl. Zertifikaten (z. B. GIA, HRD, IGI bei Diamanten)?
    • Konfiguratoren für Schmuck (z. B. Ringe, Gravuren, Sonderanfertigungen)?
    • Weitere Juwelier-spezifische Funktionen?

crystalworks. bildet zahlreiche branchenspezifische Anforderungen ab. Dazu gehören detaillierte Artikelstrukturen mit Materialien, Steinen und Perlen, spezialisierte Uhren- und Schmuckreparaturen, Material- und Steinelager sowie Eigenanfertigungen mit Variantenkalkulation.

Der Edelmetall- und Altgold-Ankauf lässt sich in crystalworks. bereits heute abbilden — eine dedizierte Ankauf-Funktion ist Teil unserer Weiterentwicklung. Wichtig für die Praxis: Die korrekte steuerliche Behandlung angekaufter Artikel, insbesondere die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG beim Wiederverkauf, ist dabei schon jetzt sichergestellt.

Durch frei definierbare Kennzeichen/Eigenschaften und kundenspezifische Erweiterungen können zusätzliche branchenspezifische Informationen und Prozesse abgebildet werden.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Anbindung an Warenwirtschaft?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

crystalworks. bietet umfangreiche Statistiken und Auswertungen für Verkauf, Umsatz, Kunden, Lager und weitere betriebliche Kennzahlen. Finanzbuchhaltungsdaten können über entsprechende Export- bzw. DATEV-Lösungen weitergegeben werden; mit DATEV Kassenarchiv online steht zudem eine separate Anbindung für Kassendaten zur Verfügung.

Benutzer- und Rechteverwaltung unterstützt die Organisation der Mitarbeiterzugriffe. Klassische Personalverwaltung wie Zeiterfassung, Urlaub oder Lohnabrechnung gehört nicht zum Kern der Warenwirtschaft; hierfür können spezialisierte Systeme eingesetzt und bei Bedarf über Schnittstellen angebunden werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

crystalworks. ist modular aufgebaut: Kunden wählen je nach benötigtem Funktionsumfang zwischen unterschiedlichen Editionen und ergänzen diese bei Bedarf um optionale Module, zusätzliche Lizenzen oder individuelle Erweiterungen. Der Preis richtet sich damit nach Größe, Struktur und tatsächlichem Bedarf des Unternehmens.

Lizenziert wird nach gleichzeitigen Zugriffen – nicht nach Installationen. Auf wie vielen Arbeitsplätzen crystalworks. installiert ist, spielt für die Kosten keine Rolle; zusätzliche Zugriffe können ergänzt werden, wenn der Betrieb wächst.

Zur Orientierung: Der Einstieg ist ab 1.299 € netto zzgl. Wartungsvertrag möglich (crystalworks.basic – 3 Zugriffslizenzen inklusive). Der Wartungsvertrag beginnt ab 39 € netto monatlich und kann mit einer Mindestlaufzeit von 1, 2 oder 3 Jahren gewählt werden. Eine Kündigung ist nach Mindestlaufzeit 3 Monate vor Ablauf des Kalenderjahres möglich.

Bestimmte Zusatzmodule und externe Dienste werden separat berechnet; kundenspezifische Entwicklungen werden nach vorherigem Angebot beauftragt. Für komplexe API-Eigenentwicklungen größerer Kunden steht ein eigenständiges API-Enterprise-Modell zur Verfügung. Da die Konfiguration vom jeweiligen Betrieb abhängt, erstellen wir nach einer Beratung ein transparentes, individuelles Angebot.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support erfolgt direkt durch AEB und kennt sowohl die Software als auch die Abläufe der Branche. Anfragen können direkt aus crystalworks. heraus mit den relevanten Informationen gestellt werden; die Bearbeitung erfolgt über erfahrene Ansprechpartner, Ticket und Fernwartung, in dringenden Fällen auch telefonisch.

Feste Warteschleifen oder ein anonymes Callcenter gibt es bei uns nicht: Anfragen werden von einem kleinen, erfahrenen Team direkt bearbeitet – dringende Themen wie Kassenstörungen mit Priorität.

Für Kunden in Österreich besteht zusätzlich eine langjährige Betreuung durch einen erfahrenen Vertriebspartner vor Ort.

Neben klassischem Support wird die Hilfe zur Selbsthilfe weiter ausgebaut; Dokumentation und strukturierte Wissensangebote sollen Anwendern und – bei API-Nutzung – Entwicklern einen klaren Zugang zu Informationen geben.

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

AEB begleitet den Einstieg persönlich – von der Analyse der Anforderungen über Einrichtung und Datenübernahme bis zur Einführung. Bestehende Daten aus vorherigen Systemen können nach technischer Prüfung übernommen werden; auch größere Migrationen wurden in der Praxis bereits erfolgreich durchgeführt.

Interessenten können crystalworks. zunächst in einer Online-Präsentation kennenlernen. Der Wechsel wird strukturiert geplant, damit bestehende Abläufe und wertvolle Daten möglichst erhalten bleiben und der Übergang in das neue System kontrolliert erfolgt.

27. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

crystalworks. wird aktiv und kontinuierlich weiterentwickelt. Dabei geht es nicht nur um gesetzliche und technische Anpassungen, sondern ebenso um neue Funktionen, Verbesserungen bestehender Abläufe und die Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten.

Eine wichtige Rolle spielen dabei die Erfahrungen und Anforderungen unserer Kunden. Durch den direkten Kontakt zwischen Kunden, Support und Entwicklung erfahren wir sehr unmittelbar, wo sich Abläufe verbessern lassen oder neue Anforderungen entstehen. Diese werden geprüft und können – wenn sie für viele Anwender sinnvoll sind – in den Standard von crystalworks. einfließen. Besondere betriebliche Anforderungen können darüber hinaus individuell umgesetzt werden.

Gleichzeitig entwickeln wir crystalworks. technologisch konsequent weiter: Dazu gehören die weitere Öffnung und Vernetzung über vorhandene Schnittstellen und die API ebenso wie moderne Entwicklungswerkzeuge und neue technologische Möglichkeiten. Auch KI spielt dabei eine Rolle – dort, wo daraus ein konkreter Nutzen für Entwicklung und Anwender entsteht.

Bewährtes erhalten und Neues möglich machen – genau diesem Prinzip folgt die Weiterentwicklung von crystalworks.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Besonders freut uns, dass viele unserer Kunden crystalworks. bereits seit sehr vielen Jahren nutzen. Diese langjährigen Kundenbeziehungen sind für uns eine der wichtigsten Rückmeldungen überhaupt: Die Software hat sich über die Jahre gemeinsam mit den Betrieben und ihren Anforderungen weiterentwickelt.

Häufig hervorgehoben werden die große Branchentiefe, die individuelle Anpassbarkeit und die persönliche Betreuung. Unsere Kunden schätzen, dass sie bei Fragen und neuen Anforderungen direkte Ansprechpartner haben, die sowohl crystalworks. als auch die Abläufe im Juwelier-, Schmuck- und Uhrenfachhandel kennen.

Positiv bewertet werden außerdem die umfangreichen Möglichkeiten beispielsweise in der Artikel- und Reparaturverwaltung, bei individuellen Auswertungen sowie die Fähigkeit, sehr unterschiedliche Betriebsgrößen und Abläufe – vom einzelnen Fachgeschäft bis zu komplexeren Filialstrukturen – abzubilden. Auch bei besonderen Anforderungen sind unsere Kunden nicht auf einen starren Standard beschränkt.

Viele Funktionen von crystalworks. sind aus genau diesem engen Austausch mit unseren Anwendern entstanden. Wünsche und neue Anforderungen verstehen wir deshalb nicht nur als Supportthemen, sondern auch als wichtigen Impuls für die Weiterentwicklung unserer Software.

Ein Filialkunde beschreibt beispielsweise die intuitive Bedienung, detaillierte Artikel- und Reparaturverwaltung, individuelle Auswertungen und die Anpassung an eigene Workflows als entscheidende Kriterien. Andere Kunden betonen die problemlose Datenübernahme, die Erreichbarkeit des Supports und den engen fachlichen Austausch.

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

crystalworks. ist seit über 20 Jahren als spezialisierte Warenwirtschafts- und Kassenlösung im Juwelier-, Schmuck- und Uhrenfachhandel etabliert. Die Software wird sowohl von inhabergeführten Fachgeschäften als auch von größeren Unternehmen mit mehreren Filialen und individuellen Anforderungen eingesetzt.

Ein wichtiger Beleg für unsere Marktposition sind für uns die langjährigen Kundenbeziehungen und die Rückmeldungen aus der Branche. Darüber hinaus wurde crystalworks. in den vergangenen Jahren wiederholt im Branchenumfeld positiv bewertet und ausgezeichnet. Aktuell wurde crystalworks. bei der Fachhandelsumfrage von markt intern als Jahressieger 2024/2025 ausgezeichnet.

Für uns bedeutet Marktposition jedoch nicht nur, auf das Erreichte zurückzublicken. Mit der nächsten Generation wird crystalworks. konsequent weitergeführt und technologisch weiterentwickelt – als bewährte Branchenlösung, mit individueller Entwicklungskompetenz und gleichzeitig offen für die Anbindung weiterer Systeme und neuer Anwendungen.

30. Schlussplädoyer: Für welche Juweliere (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

crystalworks. eignet sich für Juweliere, Goldschmiede und Uhrmacher, die eine vollständige Branchenlösung suchen und ihre Warenwirtschaft als langfristiges Fundament für ihren Betrieb verstehen. Das reicht vom inhabergeführten Fachgeschäft bis zu größeren Filialunternehmen mit komplexeren Strukturen und individuellen Anforderungen.

Besonders gut passt crystalworks. zu Unternehmen, die einen bewährten Branchenstandard nutzen möchten, sich aber gleichzeitig die Freiheit erhalten wollen, ihre Software an die eigenen Abläufe anzupassen. Durch unterschiedliche Ausbaustufen, Customizing und individuelle Entwicklung kann crystalworks. mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen wachsen. Schnittstellen und die dokumentierte API ermöglichen darüber hinaus die Anbindung externer und eigener Anwendungen.

Weniger geeignet ist crystalworks. für Betriebe, die ausschließlich eine sehr schlanke, rein browserbasierte Standardlösung suchen und weder die Branchentiefe noch die individuellen Möglichkeiten einer umfassenden Warenwirtschaft benötigen.