PrismaNote als Juwelier Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit PrismaNote

Wir haben PrismaNote Deutschland über ihre Juwelier Software ausgefragt.

Die Antworten von PrismaNote Deutschland sind in Gelb markiert:

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Juweliere in 3 Sätzen.

PrismaNote ist eine cloudbasierte Branchensoftware für Juweliere, Goldschmiede, Schmuckhändler und Filialbetriebe. Die Software verbindet Kassensystem, Warenwirtschaft, Reparaturverwaltung, Kundenmanagement, Webshop, Marketing und Schnittstellen in einer zentralen Plattform. Ziel ist es, typische Abläufe im Juweliergeschäft einfacher, transparenter und digitaler zu machen – vom Verkauf im Laden bis zum Online-Handel.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Der größte Vorteil von PrismaNote ist die starke Spezialisierung auf die Schmuckbranche. Viele branchentypische Prozesse wie Altgold-Ankauf, Vintage-Schmuck, Differenzbesteuerung, Reparaturen, Kundenaufträge, Zertifikate, Varianten, Größen, Etiketten, Lieferantenmanagement, DATEV und Webshop-Anbindung sind bereits praxisnah berücksichtigt.

Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Cloud-Struktur: Kasse, Warenwirtschaft, Lager, Webshop, Kunden, Lieferanten und Filialen arbeiten nicht getrennt voneinander, sondern greifen auf gemeinsame Daten zu. Dadurch werden doppelte Eingaben reduziert, Bestände bleiben aktueller und Online- sowie Offline-Verkauf lassen sich besser verbinden.

Zusätzlich ist PrismaNote modular aufgebaut. Ein kleiner Goldschmied oder Einzeljuwelier kann mit einem schlankeren Paket starten, während größere Betriebe mit Warenwirtschaft, Webshop, Filialverwaltung, DATEV, EDI, EC-Terminal-Anbindung, Marketingmodul Boost, Newsletter, eBay-Schnittstelle und individuellen Erweiterungen arbeiten können.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

PrismaNote ist bewusst als moderne Cloud-Lösung aufgebaut. Wer zwingend eine vollständig lokal installierte Software mit komplettem Offline-Betrieb sucht, wird bei PrismaNote wahrscheinlich nicht die passende Lösung finden.

Außerdem ist PrismaNote sehr umfangreich. Das ist im Alltag ein Vorteil, erfordert beim Start aber eine saubere Einrichtung, insbesondere bei Artikelgruppen, Umsatzgruppen, Finanzbuchhaltungskonten, Zahlungsarten, Formularen, Webshop-Strukturen, Lieferantenprozessen und Schnittstellen.

Einige sehr individuelle Sonderprozesse oder externe Systeme können eine zusätzliche Schnittstelle oder Anpassung benötigen. Hier ist PrismaNote flexibel, aber solche Anpassungen müssen projektbezogen geprüft, geplant und umgesetzt werden.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

PrismaNote ist eine webbasierte Cloud-Anwendung. Eine klassische lokale Installation auf einem Server im Geschäft ist nicht erforderlich. Die Nutzung erfolgt über einen modernen Internetbrowser.

Der Vorteil ist, dass Updates zentral bereitgestellt werden, keine aufwendige lokale Serverpflege notwendig ist und die Software auf unterschiedlichen Geräten genutzt werden kann. Für Kasse, Etikettendruck, Bondrucker, Scanner, EC-Terminal, TSE oder andere Hardware kann je nach Einsatzfall zusätzliche Einrichtung erforderlich sein.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, PrismaNote ist grundsätzlich auch auf Tablet und Smartphone über den Browser nutzbar. Besonders sinnvoll ist die mobile Nutzung zum Nachschlagen von Kunden, Artikeln, Beständen, Reparaturstatus, Aufträgen, Produktinformationen oder Webshop-Daten.

Auf einem Tablet kann PrismaNote auch gut für Beratungssituationen im Verkauf genutzt werden, zum Beispiel zur Produktpräsentation oder zur Einsicht in Lagerbestände, Varianten, Größen und Produktbilder. Für den klassischen Kassenbetrieb mit Bondrucker, Kassenschublade, Scanner, TSE, EC-Terminal oder Etikettendruck ist jedoch ein PC, Laptop oder ein passend eingerichtetes Kassengerät meist praktischer.

Eine gesonderte App ist für die Kernnutzung nicht zwingend erforderlich, da PrismaNote browserbasiert arbeitet.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig mit PrismaNote arbeiten. Das ist besonders wichtig für Betriebe mit mehreren Arbeitsplätzen, mehreren Kassen, Büroarbeitsplätzen, Werkstatt, Lager oder mehreren Filialen.

Wichtig ist eine saubere Benutzer- und Rechteverwaltung. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Funktionen, Auswertungen, Einstellungen oder Finanzdaten. Deshalb sollten Rollen, Rechte und Arbeitsbereiche bereits bei der Einführung sinnvoll eingerichtet werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Benötigt werden ein stabiler Internetzugang, ein moderner Browser und ein geeignetes Gerät wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. PrismaNote kann auf Windows- und macOS-Systemen genutzt werden.

Für den Kassenbetrieb können zusätzliche Geräte erforderlich sein, zum Beispiel Bondrucker, Kassenschublade, Barcode-Scanner, Etikettendrucker, EC-Terminal, Kundendisplay oder geeignete RFID-/Scannerlösungen. Welche Hardware sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Betrieb und den gewünschten Abläufen ab.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein vollständiger Offline-Modus ist nicht der Schwerpunkt von PrismaNote. Die Software ist als Cloud-Lösung konzipiert und benötigt für den regulären Betrieb eine Internetverbindung.

Für den täglichen Kassenbetrieb empfehlen wir daher eine stabile Internetverbindung und bei Bedarf eine zusätzliche Absicherung, zum Beispiel über einen mobilen Hotspot. So kann bei einem Ausfall des lokalen Internets häufig weitergearbeitet werden.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden zentral bereitgestellt und müssen nicht klassisch auf jedem Arbeitsplatz manuell installiert werden. Dadurch bleiben alle Nutzer auf einem aktuellen Stand.

Die Weiterentwicklung umfasst Funktionsverbesserungen, Sicherheitsupdates, gesetzliche Anforderungen, Optimierungen im Alltag und neue Module. Bei größeren Änderungen ist eine kurze Einweisung oder interne Kommunikation sinnvoll, damit Mitarbeitende neue Funktionen richtig nutzen können.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

PrismaNote ist eine cloudbasierte Softwarelösung. Dadurch müssen Anwender in der Regel keine eigenen lokalen Server-Backups verwalten. Das vereinfacht die Nutzung besonders für Juweliere, die keine eigene IT-Abteilung haben.

Detaillierte technische Backup-Informationen werden nicht öffentlich im Fragebogen dargestellt und können bei Bedarf im Rahmen der vertraglichen oder technischen Abstimmung individuell besprochen werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

PrismaNote arbeitet mit Benutzerkonten, Rollen und Rechtekonzepten, sodass Zugriffe gesteuert werden können. Sensible Bereiche wie Einstellungen, Kassenbuch, Auswertungen, Kunden- und Finanzdaten sollten nur für berechtigte Personen freigegeben werden.

Datenschutz wird über vertragliche Regelungen, Auftragsverarbeitung und technische sowie organisatorische Maßnahmen abgebildet. Dazu gehören unter anderem Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte, Vertraulichkeit und Maßnahmen zur sicheren Verarbeitung personenbezogener Daten.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

PrismaNote unterstützt verschiedene Schnittstellen und Anbindungen, abhängig vom Paket und Projektumfang. Dazu gehören unter anderem DATEV, Kassenbuch, TSE/Fiskalisierung, EC-Terminal-Anbindung, Webshop, eBay-Schnittstelle, Mollie-Zahlungsanbieter, EDI, Lieferantenmanagement, Artikel-Stammdatenserver, Newsletter, SEO-Marketing-Tool, Marketingmodul Boost und API-Anbindungen an externe Systeme.

PrismaNote verfügt außerdem über einen internen E-Mail-Client. Dadurch können Belege wie Rechnungen, Reparaturbelege, Auftragsbestätigungen, Dokumentationen oder andere Dokumente direkt aus der Software heraus an Kunden versendet werden. Auch Bestellungen können direkt per E-Mail an Lieferanten übermittelt werden.

Der Vorteil liegt darin, dass Daten nicht mehrfach manuell gepflegt werden müssen. Artikel, Bestände, Verkäufe, Kunden, Online-Bestellungen, Lieferantendaten und Buchhaltungsdaten können stärker miteinander verbunden werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine bessere Auswertung des Geschäfts.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Juwelier-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Warenwirtschaft & Bestandsverwaltung?
    • Verwaltung von Schmuck, Uhren und Edelsteinen?
    • Erfassung von Seriennummern, Zertifikaten & Echtheitsnachweisen?
    • Automatische Bestandsführung inkl. Lagerorte?
    • Protokolle für Änderungen an Lagerbeständen?
    • Bestellwesen: Schnittstellen zu Lieferanten & Großhändlern?
    • Sonstiges im Bereich Warenwirtschaft & Bestandsverwaltung?

PrismaNote unterstützt die Verwaltung von Schmuck, Uhren, Edelsteinen, Zubehör, Dienstleistungen, Reparaturen, Altgold, Vintage-Artikeln und Sonderbestellungen. Artikel können mit Artikelnummern, Barcodes, Produktgruppen, Marken, Lieferanten, Preisen, Bildern, Beschreibungen, Lagerorten, Varianten, Größen und Beständen geführt werden.

Seriennummern, Zertifikate, Echtheitsnachweise, Produktfotos und Dokumente können je nach Artikelart und Prozess hinterlegt werden. Für hochwertige Einzelstücke, Uhren, Diamanten oder Schmuckstücke ist das besonders wichtig.

Die Bestandsführung erfolgt zentral und kann Lagerorte, Filialen, Wareneingänge, Verkäufe, Umlagerungen, Inventuren und Bestandskorrekturen berücksichtigen. Änderungen am Bestand lassen sich nachvollziehen, sodass mehr Transparenz über Warenbewegungen entsteht.

Im Bestellwesen unterstützt PrismaNote Lieferantenmanagement, Bestellungen, Wareneingänge, EDI-Prozesse und Artikelaustausch. Zusätzlich kann ein Artikel-Stammdatenserver für Juweliere mit rund 1 Million Artikeldaten genutzt werden, um Artikeldaten schneller und einheitlicher zu pflegen.

Im Bereich Bestellwesen können Bestellungen direkt aus PrismaNote heraus vorbereitet und per E-Mail an Lieferanten gesendet werden. Dadurch wird der Einkaufsprozess einfacher dokumentiert und die Kommunikation mit Lieferanten besser in den Warenwirtschaftsprozess eingebunden.

Weitere wichtige Funktionen in der Warenwirtschaft sind Varianten und Größen, Etikettenmodul, Lagerverwaltung, Lieferantenbestellungen, Stammdatenpflege, Artikelbilder, Preisverwaltung, Produktgruppen und Auswertungen.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Produktdarstellung?
    • Verwaltung von Produktbildern, Videos und Zertifikaten?
    • Unterstützung für hochauflösende Produktfotos und 360°-Ansichten?
    • Präsentationsfunktionen für den Verkauf (z. B. Tablet-Ansicht für Kunden)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Produktdarstellung?

PrismaNote ermöglicht die Verwaltung von Produktbildern, Beschreibungen, technischen Angaben, Zertifikaten und weiteren Produktinformationen. Das ist besonders hilfreich für hochwertige Schmuckstücke, Uhren, Edelsteine, Trauringe, Einzelanfertigungen und Webshop-Produkte.

Für den Online-Verkauf können Produktdaten und Bilder im Webshop genutzt werden. Hochauflösende Produktfotos, zusätzliche Ansichten, Varianten, Größen und Produktdetails können je nach Webshop- und Layoutstruktur eingebunden werden.

Für den Verkauf im Geschäft kann PrismaNote auf Tablet oder Bildschirm genutzt werden, um Kunden Produkte, Varianten, Bestände oder Informationen zu zeigen. Dadurch wird die Beratung moderner und transparenter.

Für die Erstellung von Produktbeschreibungen steht eine KI-Unterstützung zur Verfügung. Damit können Artikeltexte, Webshop-Beschreibungen oder verkaufsorientierte Produktinformationen schneller und professioneller erstellt werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Verkaufsabwicklung & Kassensystem?
    • Eigenes Kassensystem inkl. EC-/Kreditkartenzahlung?
    • Anbindung an externe Kassenlösungen möglich?
    • Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen (durch Verknüpfung mit Bankkonto)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Verkaufsabwicklung & Kassensystem?

PrismaNote verfügt über ein eigenes Kassensystem für den Verkauf im Juweliergeschäft. Es unterstützt Artikelverkauf, Dienstleistungen, Reparaturen, Anzahlungen, Gutscheine, Rabatte, Angebote, Rechnungen, Belege, Etiketten, Varianten, Größen und verschiedene Zahlungsarten.

Für Deutschland können fiskalische Anforderungen wie TSE und DSFinV-K berücksichtigt werden. Kartenzahlungen bzw. EC- und Kreditkartenzahlungen können über passende Zahlungsanbieter und EC-Terminal-Anbindungen integriert werden.

Rechnungen, Kassenbelege, Auftragsbestätigungen und weitere Verkaufsdokumente können direkt aus PrismaNote heraus per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Das spart Zeit im Tagesgeschäft und sorgt dafür, dass Verkaufsunterlagen zentral im System erstellt und versendet werden können.

Rechnungen, Angebote, Belege und Kassenbuchdaten können erstellt und für die Buchhaltung vorbereitet werden. Über DATEV und andere Exportfunktionen können Daten an den Steuerberater übergeben werden. Eine klassische Mahnwesen- oder Bankkonto-Automatisierung hängt vom gewünschten Prozess und möglichen Schnittstellen ab und sollte projektbezogen geprüft werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Reparatur- & Serviceverwaltung?
    • Annahme und Dokumentation von Reparaturaufträgen?
    • Status-Tracking & Kommunikation mit Kunden?
    • Kalkulation & Abrechnung von Reparaturleistungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Reparaturverwaltung?

PrismaNote unterstützt die Annahme und Verwaltung von Reparaturaufträgen. Dabei können Kundendaten, Artikelbeschreibung, Fehlerbeschreibung, Fotos, Arbeitsschritte, Kosten, Status und Abholinformationen dokumentiert werden.

Der Reparaturstatus kann im System nachverfolgt werden. Mitarbeitende sehen, welche Reparaturen offen, in Bearbeitung, fertig oder abgeholt sind. Das hilft besonders bei mehreren Mitarbeitenden oder Filialen.

Reparaturleistungen können kalkuliert, dokumentiert und anschließend abgerechnet werden. Zusätzlich lassen sich Kundeninformationen, Reparaturhistorie und Servicewünsche dauerhaft mit dem Kundenprofil verbinden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- & Kontaktmanagement (CRM)?
    • Verwaltung von Kundendaten & Kaufhistorie?
    • Speicherung von Reparaturaufträgen, Serviceleistungen und individuellen Kundenwünschen?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartung, Schmuckpflege, Jubiläen)?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mails?
    • Weitere CRM-Funktionen?

PrismaNote enthält ein Kundenmanagement mit Kundendaten, Kaufhistorie, Reparaturen, Aufträgen, Angeboten, Gutscheinen, Anzahlungen und Notizen. Dadurch entsteht ein besserer Überblick über die Beziehung zum Kunden.

Individuelle Wünsche, Ringgrößen, bevorzugte Marken, besondere Anlässe, Reparaturhistorie oder Beratungshinweise können dokumentiert werden. Das hilft im persönlichen Verkauf, bei Wiederholungskäufen und bei Servicefällen.

Über E-Mail- und WhatsApp-Funktionen sowie Newsletter- und Marketingmodule kann die Kundenkommunikation unterstützt werden. Erinnerungsfunktionen, Kampagnen oder besondere Kundenaktionen können je nach Prozess und Paket eingesetzt oder angebunden werden.

Über den internen E-Mail-Client können Kunden direkt aus PrismaNote heraus kontaktiert werden. Belege, Reparaturdokumente, Rechnungen oder andere Unterlagen lassen sich direkt an den Kunden senden. Für E-Mail-Texte und andere Kundenkommunikation steht zusätzlich eine KI-Unterstützung zur Verfügung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminverwaltung?
    • Buchung und Verwaltung von Beratungsterminen?
    • Online-Terminbuchung?
    • Erinnerungsfunktionen für Kunden (SMS, E-Mail, App)?
    • Integration mit gängigen Kalender-Systemen (z. B. Outlook, Google)?
    • Verwaltung von VIP-Terminen, Events oder Schmuckberatungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

PrismaNote kann Termine und kundenbezogene Vorgänge im Zusammenhang mit Beratung, Reparaturen, Aufträgen oder Abholungen unterstützen. Besonders im Zusammenspiel mit Kundenmanagement, Reparaturverwaltung und Webshop entstehen strukturierte Abläufe.

Als Zusatzmodul bzw. Webshop-Erweiterung kann eine Terminbuchung eingebunden werden, zum Beispiel für Trauringberatungen, Schmuckberatungen, Reparaturannahmen, VIP-Termine oder Events. Online-Terminbuchungen, Erinnerungen per E-Mail oder SMS sowie Kalender-Integrationen können je nach gewünschtem Setup über Webshop-Funktionen, externe Tools oder individuelle Schnittstellen umgesetzt werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software im Bereich Marketing & Kundenbindung?
    • Newsletter-Funktionen & automatisierte Kundenkommunikation?
    • Kampagnenmanagement (z. B. Rabattaktionen, Events, Feiertagsaktionen)?
    • Weiteres im Bereich Marketing?

PrismaNote unterstützt Kundenbindung über Kundenhistorie, Gutscheine, Treuepunkte, Rabattaktionen, Newsletter, E-Mail- und WhatsApp-Kommunikation sowie Webshop-Funktionen. Kunden können gezielter angesprochen werden, weil Verkaufsdaten, Interessen und Kaufhistorie besser verfügbar sind.

Für Cross-Selling und Upselling sind Kunden- und Artikeldaten besonders wertvoll. Ein Juwelier kann zum Beispiel passende Pflegeprodukte, Ergänzungen, Schmucksets, Serviceleistungen oder Geschenkideen gezielter anbieten.

Zusätzlich stehen Marketingfunktionen wie Newsletter, SEO-Marketing-Tool, Webshop-Optimierung, Kampagnen und das Marketingmodul Boost zur Verfügung. Boost unterstützt Juweliere dabei, online sichtbarer zu werden, neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden digital besser zu erreichen. Dazu können Maßnahmen wie Google- und Social-Media-Kampagnen, E-Mail-Marketing, Website-Optimierung und strukturierte Wachstumspläne gehören.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Filialverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Standorte und Filialen?
    • Gemeinsame oder getrennte Bestandsführung pro Filiale?
    • Umsatz- und Abrechnungsübersicht je Standort?
    • Rechte- und Nutzerverwaltung je Filiale?
    • Weitere Funktionen im Bereich Filialverwaltung?

PrismaNote unterstützt Juweliere mit mehreren Standorten durch zentrale Stammdaten, gemeinsame oder getrennte Lagerbestände, Filialbestände, Umlagerungen, Kassen, Mitarbeitende, Kunden, Gutscheine, Anzahlungen und Auswertungen.

Artikel, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende müssen nicht mehrfach gepflegt werden. Gleichzeitig können Bestände je Filiale sichtbar bleiben, sodass Mitarbeitende an der Kasse sehen können, ob ein Artikel in einer anderen Filiale verfügbar ist.

Umsatz- und Abrechnungsübersichten je Standort, Benutzerrechte je Filiale sowie zentrale Buchhaltungsexporte erleichtern die Steuerung mehrerer Geschäfte.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Webshop- & Online-Verwaltung?
    • Synchronisierung von Produkten mit einem Online-Shop?
    • Verwaltung von Lagerbeständen über Online- und Offline-Kanäle?
    • Multichannel-Funktionen (z. B. eBay, Amazon, Etsy)?
    • Integration von Zahlungs- & Versanddienstleistern?
    • Weitere Webshop-Funktionen?

PrismaNote kann Produkte, Bestände und Webshop-Daten miteinander verbinden. Dadurch können Artikel aus der Warenwirtschaft online dargestellt und Lagerbestände besser synchronisiert werden.

Der Webshop kann mit dem stationären Geschäft verknüpft werden. Verkäufe, Bestände, Online-Bestellungen, Kundendaten, Zahlungsarten und Versandprozesse lassen sich dadurch zentraler verwalten.

Als Zusatzmodule oder Erweiterungen stehen unter anderem Terminbuchung, Mollie-Zahlungsanbieter, eBay-Schnittstelle, Newsletter, SEO-Marketing-Tool und Marketingmodul Boost zur Verfügung. Die eBay-Schnittstelle kann dabei helfen, Artikel an eBay zu übertragen und Bestellungen wieder zurück in den zentralen Prozess zu holen. Mollie unterstützt die Zahlungsabwicklung im Webshop, während Newsletter und Boost die Kundenbindung und Online-Sichtbarkeit stärken.

Multichannel-Anbindungen wie eBay, weitere Marktplätze, Zahlungsanbieter, Versandlösungen oder externe Shopsysteme können je nach Projekt über vorhandene Schnittstellen oder individuelle API-Anbindungen umgesetzt werden. Das Ziel ist, dass Juweliere Online- und Offline-Verkauf nicht getrennt, sondern als verbundenen Prozess steuern.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Juwelier-spezifischen Funktionen?
    • Edelmetall-Ankauf?
    • Bewertung & Kalkulation von Schmuckstücken?
    • Edelsteinverwaltung inkl. Zertifikaten (z. B. GIA, HRD, IGI bei Diamanten)?
    • Konfiguratoren für Schmuck (z. B. Ringe, Gravuren, Sonderanfertigungen)?
    • Weitere Juwelier-spezifische Funktionen?

PrismaNote unterstützt typische Sonderfälle im Schmuckhandel, darunter Altgold-Ankauf, Sammelankauf/Konvolut, Vintage-Schmuck, Differenzbesteuerung, Anlagegold, Reparaturen, Sonderbestellungen und kundenindividuelle Aufträge.

Für Edelmetall-Ankauf können Gewicht, Legierung, Bewertung, Auszahlung, Dokumentation und Weiterverarbeitung abgebildet werden. Bei Schmuckstücken und Uhren können Angaben zu Zustand, Zertifikaten, Seriennummern, Fotos und Herkunft dokumentiert werden.

Edelstein- und Zertifikatsinformationen, zum Beispiel bei Diamanten oder hochwertigen Einzelstücken, können als Produktdaten oder Dokumente hinterlegt werden. Konfiguratoren für Ringe, Gravuren oder Sonderanfertigungen können je nach gewünschtem Ablauf über Artikelvarianten, Größen, Aufträge, Webshop-Funktionen oder individuelle Anpassungen umgesetzt werden.

Bereits im Grundpaket enthält PrismaNote wichtige branchenspezifische Module für Juweliere, darunter Altgold nach § 25a UStG, Reverse Charge nach § 13b UStG, Anlagegold nach § 25c UStG, Gutscheinverkauf sowie Aufträge für Trauringe und Sonderbestellungen.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Anbindung an Warenwirtschaft?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

PrismaNote unterstützt unternehmerische Abläufe vor allem in den Bereichen Controlling, Statistiken, Buchhaltungsvorbereitung, Kassenbuch, DATEV, Warenwirtschaft, Einkauf, Lager, Filialverwaltung und Auswertungen.

Mitarbeiter können als Benutzer mit Rollen und Rechten verwaltet werden. Eine vollständige HR-Lösung mit Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder Lohnabrechnung steht nicht im Mittelpunkt, kann aber je nach Bedarf über externe Systeme oder Schnittstellen ergänzt werden.

Für die Finanzbuchhaltung können Kassenbuchdaten, Zahlungsvorgänge, Erlöse, Steuern, DATEV-relevante Daten und Buchhaltungsexporte vorbereitet werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert.

Zu den unternehmerischen Zusatzmodulen und Erweiterungen gehören unter anderem DATEV, EDI, Lieferantenmanagement, Artikel-Stammdatenserver für Juweliere, EC-Terminal-Anbindung, Etikettenmodul, Varianten und Größen, Webshop, eBay-Schnittstelle, Mollie-Zahlungsanbieter, Newsletter, SEO-Marketing-Tool und Marketingmodul Boost.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

PrismaNote bietet verschiedene Pakete, die sich nach Funktionsumfang und Einsatzbereich unterscheiden. Aktuell werden öffentlich unter anderem folgende Einstiegspreise genannt:

Werkstatt: ab 89 € pro Monat und Filiale.
Shopsystem: ab 129 € pro Monat und Filiale.
Omnichannel: ab 199 € pro Monat und Filiale.

Die Preise verstehen sich netto, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. In den Paketen sind Hosting, Updates und Support enthalten. Weitere Nutzer, Geräte und Transaktionen sind je nach Paket nicht einzeln limitiert.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 6 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt 6 Wochen.

Zusatzkosten können entstehen für TSE je Kasse, EC-Terminal-Anbindung, DATEV/Kassenbuch, Webshop-Einrichtung, Terminbuchung, Mollie-Zahlungsanbieter, eBay-Schnittstelle, shopify Schnittstelle, Newsletter, Marketingmodul Boost, SEO-Marketing-Tool, EDI, Lieferantenmanagement, Artikel-Stammdatenserver, Datenmigration, Formularanpassungen, Etikettenformulare, Hardware, Marketing, individuelle Schnittstellen oder Sonderentwicklungen. Für mehrere Filialen, größere Projekte oder besondere Anforderungen wird ein individuelles Angebot erstellt.

Im Grundpaket sind bereits wichtige Juwelierfunktionen enthalten, zum Beispiel Altgold nach § 25a UStG, Reverse Charge nach § 13b UStG, Anlagegold nach § 25c UStG, Gutscheinverkauf, Trauring-Aufträge sowie die Nutzung des internen E-Mail-Clients. Erweiterungen wie Webshop, eBay-Schnittstelle, Mollie, Newsletter, Boost, SEO-Marketing-Tool, DATEV, EDI oder weitere Schnittstellen können je nach Paket oder Projekt zusätzlich hinzukommen.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

PrismaNote bietet Support per Telefon, E-Mail und Fernwartung. Zusätzlich können Schulungen, Einweisungen, Projektbegleitung und individuelle Beratung angeboten werden.

Der Support kommt direkt aus dem PrismaNote-Umfeld und ist praxisnah auf Kasse, Warenwirtschaft, Webshop, Reparatur, Buchhaltung und typische Juwelierprozesse ausgerichtet. Bei Bedarf können auch Hardware, Formulare, Schnittstellen, DATEV, Webshop, EDI, Lieferantenprozesse oder Marketingprozesse unterstützt werden.

Für Hilfe zur Selbsthilfe gibt es ein Hilfecenter mit Anleitungen und KI zu Kasse, Druck, Einkauf, Lager, Reparaturen, Kunden, Statistiken und Webshop. Je nach Thema können auch Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Fernwartung sinnvoll sein.

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg beginnt in der Regel mit einer persönlichen Beratung oder Demo, damit die Anforderungen des Juweliers verstanden werden. Danach kann die Einrichtung von Kasse, Warenwirtschaft, Webshop, Zahlungsarten, Finanzbuchhaltung, Formularen, Hardware, Rechten, Lieferanten und Schnittstellen geplant werden.

Bestehende Daten können je nach Ausgangssystem importiert oder migriert werden. Das betrifft zum Beispiel Artikel, Kunden, Lieferanten, Produktbilder, Reparaturen, historische Daten oder Webshop-Daten. Der Aufwand hängt stark von der Qualität und Struktur der vorhandenen Daten ab.

PrismaNote bietet Unterstützung beim Wechsel, zum Beispiel durch Projektbegleitung, Datenmigration, Schulung, Formularanpassung, Hardwareeinrichtung, Webshop-Einrichtung und Testläufe. Eine kostenlose Testversion oder ein Testzugang kann individuell abgestimmt werden; in vielen Fällen ist eine persönliche Demo der sinnvollere erste Schritt.

27. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

PrismaNote wird regelmäßig weiterentwickelt. Neue Funktionen, Verbesserungen, Sicherheitsupdates, gesetzliche Anforderungen und Kundenwünsche fließen laufend in die Entwicklung ein.

Das Feedback der Anwender ist dabei sehr wichtig, weil viele Anforderungen direkt aus der Praxis kommen. Juweliere arbeiten mit sehr speziellen Abläufen, und genau diese Rückmeldungen helfen, die Software näher an den echten Alltag im Geschäft zu bringen.

Neue Entwicklungen entstehen insbesondere in den Bereichen Webshop, Omnichannel, Lieferantenanbindung, EDI, DATEV, Marketing, SEO, Artikel-Stammdaten, Kasse, Warenwirtschaft und Automatisierung.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Viele Kunden schätzen, dass PrismaNote nicht nur eine Kasse ist, sondern ein komplettes System für den Juwelieralltag. Besonders positiv wahrgenommen werden die Verbindung von Kasse, Warenwirtschaft, Reparatur, Kundenverwaltung, Webshop, Lieferantenmanagement und Buchhaltung sowie die Möglichkeit, branchenspezifische Themen wie Altgold, Vintage, Gutscheine, Anzahlungen oder Differenzbesteuerung abzubilden.

Typische Rückmeldungen sind, dass Abläufe strukturierter werden, Informationen schneller gefunden werden und mehrere Mitarbeitende besser zusammenarbeiten können. Gerade bei Reparaturen, Kundenaufträgen, Beständen, Online-Verkauf, Filialen und Lieferantenprozessen bringt eine zentrale Datenbasis viel Entlastung.

Wünsche gibt es natürlich auch. Kunden wünschen sich häufig noch mehr Automatisierung, noch mehr Schnittstellen, einfachere Datenimporte, zusätzliche Auswertungen oder individuelle Anpassungen für ihren Betrieb. Genau diese Wünsche sind ein wichtiger Teil der Weiterentwicklung.

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

PrismaNote positioniert sich als moderne, cloudbasierte Speziallösung für Juweliere, Goldschmiede, Schmuckhändler und Filialbetriebe. Der Fokus liegt nicht auf allgemeiner Einzelhandelssoftware, sondern auf den Besonderheiten der Schmuckbranche.

Besonders stark ist PrismaNote dort, wo Kasse, Warenwirtschaft, Reparatur, Webshop, Filialen, Lieferanten, Altgold, Vintage, DATEV, EDI und Marketing miteinander verbunden werden sollen. Damit eignet sich PrismaNote für Betriebe, die mehr suchen als eine einfache Kasse.

Öffentliche Marktanteile oder unabhängige Auszeichnungen sollten nur genannt werden, wenn belastbare und aktuelle Zahlen vorliegen. Ohne solche Zahlen ist eine ehrliche Positionierung besser: PrismaNote ist eine spezialisierte Branchenlösung mit starkem Praxisbezug und wachsender Bedeutung im digitalen Juwelierhandel.

30. Schlussplädoyer: Für welche Juweliere (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

PrismaNote eignet sich besonders gut für Juweliere, Goldschmiede, Schmuckhändler, Uhrenhändler und Filialbetriebe, die ihre Abläufe digitalisieren und zentral steuern möchten. Besonders passend ist die Software für Unternehmen, die Kasse, Lager, Reparaturen, Kunden, Webshop, Filialen, Lieferanten, Marketing und Buchhaltung nicht mehr getrennt voneinander verwalten wollen.

Sehr gut geeignet ist PrismaNote auch für Betriebe mit Altgold-Ankauf, Vintage-Schmuck, Differenzbesteuerung, Reparaturen, Sonderbestellungen, Webshop-Anbindung, eBay-Verkauf, DATEV, EDI, EC-Terminal-Anbindung oder mehreren Standorten. Je komplexer die Abläufe, desto größer ist der Nutzen einer zentralen Branchenlösung.

Weniger geeignet ist PrismaNote für Anwender, die nur eine sehr einfache Offline-Kasse ohne Warenwirtschaft, ohne Cloud, ohne Webshop und ohne digitale Prozesse suchen. Wer jedoch zukunftssicher arbeiten, Online- und Offline-Verkauf verbinden und branchenspezifische Abläufe sauber dokumentieren möchte, findet in PrismaNote eine sehr passende Lösung.